Ob Weihnachtsfeier, Geburtstag, Hochzeit oder Firmenevent – Die perfekte Einladung ist meist schon die halbe Miete für eine erfolgreiche Veranstaltung. Welche Elemente in einer Einladung auf keinen Fall fehlen sollten und viele tolle Tipps zur Einladungsgestaltung, gibt es hier zu lesen!
Ohne Einladung keine Partygäste
Natürlich kommen Gäste nur dann zu einem Event, wenn sie dafür auch eine Einladung erhalten und wissen, wo und wann dieses stattfindet. Eine perfekte Einladung wird jedoch nicht per E-Mail oder SMS verschickt, sondern per Post. Eine Einladung vermittelt bereits den ersten Eindruck der Veranstaltung. Sie sollte zudem auch richtig Lust auf das Event machen, sodass letztendlich auch alle Gäste mit guter Stimmung und Vorfreude erscheinen. Achtet aber in jedem Fall auf das Material der Karte und auch auf den Briefumschlag. Es wäre zu schade, wenn die Karte hübsch ist, der Briefumschlag aber weniger wertig. So eine perfekte Einladung ist ein „ganzheitliches“ Erlebnis.
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Der Inhalt einer perfekten Einladung
Bei der Gestaltung von Einladungen sollte immer ein korrekter Aufbau beachtet werden. Dies gilt sowohl für Briefeinladungen, als auch für Einladungen per Mail. Dazu zählen eine informative Betreff-Zeile, eine persönliche Anrede und präzise und wichtige Informationen und Daten zum Event.
- W-Fragen
Jede Einladung sollte Antworten zu allen W-Fragen enthalten.
Was ist die Veranstaltung? Wo findet sie statt? Wann findet sie statt? Wer nimmt daran teil? Wie meldet man sich an? Wie viel kostet der Eintritt zum Event?
- Wo: Ort, Anfahrt, Wegbeschreibung
- Wer: Veranstalter, Redner, Zielgruppe
- Wann: Datum, Uhrzeit, Dauer, Einlass
- Was: Event-Art, Thema, Programm, Dresscode
- Wieviel: Preise, Rabatte
- Der Betreff
Die Betreffzeile enthält im Idealfall bereits die wichtigsten Informationen zum Event. Besonders wichtig ist das Thema der Veranstaltung, aber auch der Termin sollte bereits herausstechen. Man sollte sich jedoch definitiv eine kreative Betreffzeile einfallen lassen. „Einladung zu unserem Event“ kling wirklich langweilig. Wie wäre es beispielsweise mit „23. März: Diskutieren Sie mit uns über betriebliches Gesundheitsmanagement“
- Persönliche Anrede
Oftmals landen Einladungen im Müll, da sich Gäste bei einer allgemeinen Anrede, wie beispielsweise „Sehr geehrte Damen und Herren“ nicht wirklich angesprochen fühlen. Jeder Gast sollte mit seinem Namen angesprochen werden. Je persönlicher, desto besser! Auch bei Emails sollte man versuchen die BBC-Variante zu vermeiden, in der man dieselbe Email an unzählige Teilnehmer schickt.
- Eine Einladung einladend gestalten
Eine Einladung sollte immer im jeweils passenden und freundlichen Ton formuliert werden. Wenn es sich beispielsweise um eine Hochzeitseinladung handelt, kann man auch mehrere Formulierungen verwenden. Die beste Freundin lädt man doch lieber in einer lockeren und lustigeren Ausdrucksweise ein, als den 80-jährigen Großonkel.
- Kreative Einladungen
Für ganz besondere Events kann man sich auch für ein besonders kreatives Format entscheiden. Wer keine gewöhnliche Klappkarte verschicken möchte, kann Einladungen beispielsweise im Lesezeichen-Format mit Bildern verschicken oder als Puzzle. Aber auch Magneten, auf die man die Einladung drucken lässt, sind ein ausgefallenes Einladungsformat, das Gäste so schnell nicht vergessen.
Fazit
Für erfolgreiche Events sollte man sich immer genügend Vorbereitungszeit nehmen. Dazu gehört auch die Gestaltung und der Versand von Einladungen. Wichtige Informationen dürfen auf keinen Fall auf den Einladungen fehlen. Wenn die oben genannten Tipps beachtet werden, sorgt die Einladung bereits für den halben Erfolg des Events und es kann eigentlich auch nichts mehr schiefgehen.
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